Aby załatwić wszystkie formalności związane z pogrzebem niezbędne jest uzyskanie odpisów aktu zgonu z Urzędu Stanu Cywilnego. Akt zgonu wystawia i jego odpisy wydaje Urząd Stanu Cywilnego właściwy dla miejsca zgonu.
Małżonek, dzieci lub najbliżsi krewni powinni zgłosić zgon w ciągu 3 dni od momentu śmierci. Zgłoszenia w imieniu klienta może dokonać także zakład pogrzebowy.
Inne osoby, które mogą zgłosić zgon to:
- osoby zamieszkałe w lokalu, w którym nastąpił zgon
- osoby, które były obecne przy zgonie lub się o nim przekonały
- administrator domu, w którym nastąpił zgon.
Zgłoszenia może także dokonać szpital lub inny zakład opieki, w którym zmarła osoba.
Akt zgonu jest wystawiany wyłącznie na podstawie oryginału karty zgonu wystawionej przez lekarza lub zakład służby zdrowia. Nie wystarczy protokół zgonu, który często wystawia lekarz pierwszego kontaktu z przychodni. W takim przypadku kartę zgonu na podstawie protokołu wystawi przychodnia.
Osoba zgłaszająca zgon w USC powinna zwrócić także dowód osobisty osoby zmarłej, który zostanie unieważniony.
W przypadku poronienia - urząd wystawia tylko akt urodzenia z adnotacją o martwym urodzeniu. Nie jest wtedy wystawiany odpis aktu zgonu.